Barreras que se encuentra una PYME por no contar con un Sistema de Información

Si las pequeñas y medianas empresas esperan prosperar en un ambiente tan competitivo de hoy en día, deben estar dispuestas a tomar las medidas necesarias. Eso incluye invertir en un software que puede hacer que sus operaciones comerciales sean más eficientes y les brinde una ventaja sobre su competencia. El software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) SAP Business One es uno de esos sistemas que las PYMES deben considerar seriamente.

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un producto de software clave diseñado para administrar la productividad, el procesamiento de pedidos y el inventario de una empresa. Este sistema maneja y gestiona aspectos comerciales tales como:

• Gestión de los ingresos

• Materiales

• Pedidos

• Dotación de personal

• Capacidad de fabricación

La ventaja de un ERP es que puede integrar todas estás funciones e información en un solo sistema interactivo.

¿Un ERP es muy "grande o robusto" para que lo manejen las PYMES?

No necesariamente. Los propietarios de pequeñas y medianas empresas deben preocuparse por lo que se están perdiendo al no incorporar este tipo de sistema en sus empresas. Los sistemas ERP permiten a los negocios estar mejor equipados para navegar en el competitivo panorama empresarial.

Las empresas más grandes entienden el valor de este sistema y es hora de que las empresas más pequeñas también se den cuenta. Muchos propietarios de pequeñas empresas consideran que un ERP es costoso (Comparado con los beneficios a mediano largo plazo no lo es). Pero solo hace falta echar un vistazo a los beneficios que conlleva este sistema para darse cuenta de que es una inversión que vale la pena.

¿No convencido aun sobre la decisión de invertir en un ERP?

Quizá dar respuesta a las siguientes preguntas eliminará toda incertidumbre.

¿Qué PYMES pueden invertir en sistemas ERP?

Probablemente estás pensando que este sistema solo está diseñado para empresas especializadas en industrias específicas. Pero es un ERP que puede ser utilizado por pequeñas y medianas empresas en todas las industrias que incluyen pero no se limitan a:

• Fabricación

• Venta al por menor

• Recursos humanos

• Contabilidad

• Construcción

• Retail

¿Los sistemas ERP son realmente adecuados para PYMES?

Los dueños de pequeñas y mediana empresas suelen alegar las limitaciones de financiación y la falta de soporte técnico cuando se trata de invertir en sistemas ERP. Ambas razones eran válidas en el pasado, pero ya no. En aquel entonces no había muchos sistemas ERP adecuados para PYMES, pero gracias a los recientes avances tecnológicos, hay soluciones más prácticas disponibles, como SAP Business One, el ERP líder del mercado.

¿Qué beneficios pueden esperar las PYMES de los ERP?

Ver 10 beneficios que tiene ERP SAP Business One para PYMES. Dejando a un lado los costes, ¿qué barreras se encuentra una PYME si no tiene un ERP?

No verás aumentar la eficiencia

En ausencia de un software ERP, es probable que cada departamento tenga su propio sistema de información. Esto significa que los datos relevantes no se pueden compartir ni todos los departamentos podrán acceder a ellos. Los sistemas ERP están diseñados para integrar estos datos en sus departamentos, de tal forma que:

• Elimina la duplicación de esfuerzos: no habrá dos departamentos que tengan que volver a ingresar los mismos datos.

• Minimiza los errores: dado que no será necesario exportar datos constantemente, notarás una reducción significativa en los errores.

• Gastos reducidos: dado que los datos están automatizados, no necesitas asignar a muchas personas la tarea de capturar datos. Esto reduce los costes asociados con los recursos humanos.

La toma rápida de decisiones es crucial si las empresas desean mantenerse al día con sus competidores y satisfacer a los clientes (Business Intelligence juega un papel muy importante en la toma de decisiones). Si los departamentos tienen sistemas de información individuales, puede esperar demoras y trámites burocráticos antes de tomar decisiones. Esto se debe a que la mayoría de las decisiones solo se pueden tomar en función de los datos disponibles. Ahí es donde entra el sistema ERP, proporcionando datos en tiempo real a los departamentos pertinentes. Como resultado:

• Las decisiones se toman rápidamente.

• Los obstáculos y las lagunas que afectan a la productividad se detectan a tiempo.

• Los jefes de departamento siempre están al tanto de la producción general.

Menos productividad

¿Tu negocio está aflojando en productividad? Tal vez el personal pasa la mayor parte de su tiempo ingresando y volviendo a ingresar datos. Un ERP agiliza los procesos comerciales para que el personal pueda concentrarse en aumentar los volúmenes y diseñar nuevas estrategias que puedan mejorar la productividad y concentrarse en lo verdaderamente importante de cada uno de sus puestos.

¿Cuando considerar invertir en un ERP?

Debes considerar invertir en un sistema ERP de inmediato si:

• Consideras que procesar un gran volumen de datos lleva mucho tiempo.

• Te conlleva un gran esfuerzo realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes.

• Procesar pedidos y actualizar el inventario se ha convertido en un proceso tedioso y engorroso.

• Tus pronósticos de ventas ahora se basan en conjeturas.

• Si acceder a hechos sólidos necesarios para la toma de decisiones se ha vuelto problemático.

• Tu empresa está luchando con la productividad y estás perdiendo gran parte de tu tiempo en cosas que no son muy relevantes.

• Es evidente que existe una brecha de comunicación entre los diferentes departamentos de tu empresa, ya que no tienen acceso a la información común de cada uno.

• Estás luchando con la doble entrada de datos.

• Si administras tu inventario usando una hoja de cálculo o alguna herramienta similar.

• Aún dependes del papel físico.

• No hay generación automática de informes disponible en tu organización. Tienes que hacer todo manualmente.

¿Qué considerar antes de elegir un sistema ERP?

No debes elegir el primer ERP que encuentres. Como PYME, es necesario que inviertas en un sistema específico para tu industria y que satisfaga tus necesidades. Opta por un software que sea fácil de manejar y rentable. Cuales preguntas hacerse para escoger un ERP:

¿Es fácil de usar?

Idealmente, el sistema ERP que escojas debe tener una interfaz intuitiva que tu personal encuentre fácil de manejar.

¿Es personalizable?

El software debe ser escalable de acuerdo con sus objetivos comerciales. Debe permitirte elegir las funciones que deseas utilizar y tener espacio para adaptarse al crecimiento del negocio. SAP Business One cuenta con una diversidad de Add-ons o interfaces que se adaptan a cualquier necesidad del negocio

¿Es seguro?

¿Son seguras las contraseñas? ¿Quién está autorizado para ver ciertos datos? Escoge un sistema que mantenga sus datos seguros y solo accesibles por las partes relevantes.

¿Viene con servicios de soporte?

El ERP que viene con suficiente soporte técnico es ideal. Escoge un distribuidor que te brinde personal para la configuración, capacitación y mantenimiento continuo.