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Tips para optimizar el manejo de inventarios en una PYME


Me gustaría iniciar con la siguiente frase:

 

"Los inventarios son recursos monetarios, tenerlos en cuenta y optimizar su control son una de las claves para la continuidad y rentabilidad de una PYME."

 

Gran parte de las empresas familiares y PYMES en Centroamérica no practica una correcta administración y gestión de sus inventarios, ya sea por desconocimiento o por pensar que es un gasto. La realidad es que con un eficiente control y manejo de mercancías se evitan desperdicios, se identifican oportunidades, se conocen los costes de producción y se fijan precios competitivos. Todo esto se refleja en ganancias y crecimiento para la empresa familiar o pequeña y medina empresa.


Un sistema de control o gestión de inventario es el mecanismo dentro de una organización que se utiliza para la administración eficiente de la circulación y almacenamiento de las mercancías y del flujo de información relacionado.


El inventario forma parte de la columna vertebral de una empresa. Si no se gestiona de forma adecuada, puede traer consecuencias negativas como la pérdida de ventas, estancamiento en la producción, retrasos, faltantes, robo de materiales y pérdidas financieras.


Algunos tips para mejorar la gestión de inventarios:


1. Armar una política de inventarios


Para poder realizar un excelente control de inventarios, es necesario tener una política bien definida al respecto. En este tipo de políticas, establecer el nivel de producto terminado que siempre se debe de tener en almacén, la clasificación de cada tipo de mercancía y su rotación, los tiempos para realizar pedidos, fechas en las cuáles se deben realizar auditorías y revisiones periódicas, etc. Esta política permitirá tener claro los lineamientos a seguir para producir una mejora continua en el manejo de inventario.


2. Realizar un pronostico de la demanda


Un pronostico evita tener un desabasto o exceso de mercancía haciendo un pronóstico de la demanda esperada. Para lograrlo de forma acertada, es vital llevar un registro de la rotación de los productos que se ofrecen. En caso de que las distintas temporadas del año influyan en el giro del negocio, como bien puede ser la industria de bebidas o alimentos, es necesario tener el cuenta los registros de años anteriores para poder predecir la cantidad de materia prima o producto terminado necesario para cumplir con la demanda.


3. Trabajar en equipo con los proveedores


Analizar la cadena de proveedores y detectar cuáles son las que más impactan en el inventario y en las operaciones de la empresa, para que de esta manera se pueda negociar con ellos y planificar las acciones en tiempos normales y en situaciones extraordinarias o de alta demanda.


4. Conteo físico


Los resultados del conteo físico deben compararse con los que brindan las soluciones de gestión para evitar cualquier error que pueda conducir a sorpresas desagradables, como existencias faltantes o exceso de stock.


5. Evitar exceso de inventario


El exceso de existencias es un problema que las empresas deben enfrentar porque puede inmovilizar capital que podría utilizarse en otras áreas, como mercadeo y ventas Recordemos que un inventario es un recurso monetario que tenemos almacenado en materiales que si no se le da una correcta rotación, es dinero que tenemos inmovilizado siendo necesaria su correcta distribución. Un inventario excesivo podría aumentar el espacio de almacenamiento.


6. Automatizar procesos


¡Aprovecha la tecnología! En el mercado se pueden encontrar diversos sistemas administrativos exclusivamente dedicados a llevar el control del inventario. SAP Business One es un sistema de información que integra todas las diferentes áreas de negocio en un solo lugar, con lo cual puede administrar un negocio desde la parte contable hasta todo lo relacionado con inventarios. Gracias al MRP (Material Resource Planning ó Planificador de recursos de materiales) con el que se cuenta se puede registrar entradas y salidas de mercancía de almacenes, utilizar el método de costeo que más se adecúe a las necesidades de la empresa, asignar claves o códigos a artículos, etc.


Estas han sido algunas recomendaciones para la optimización de inventarios en pequeñas y medianas empresas, recordemos que lo que no se puede medir no se puede mejorar y mucho menos controlar. Es importante definir que la eficiencia en el inventario se entiende como la capacidad de recibir y almacenar rápidamente los productos que entran y recuperar y enviar cuando salen.


Cada segundo extra gastado en estos procesos se suma a los costos de manejo del inventario. También, la distribución eficiente es un asunto de satisfacción de los clientes para los vendedores de los canales comerciales y los minoristas. Los minoristas esperan que los proveedores cumplan con los horarios establecidos de entrega y los clientes esperan que los pedidos personalizados y productos lleguen a tiempo.


Beneficios de ejercer un buen control de inventario

  1. Información relevante y vigente sobre las existencias, posibilitando mejores tomas de decisiones

  2. Acentúa la efectividad de la compañía y la eficiencia de sus procedimientos

  3. Incrementa la calidad de servicio a cliente

  4. Ayuda a la identificación pertinente de estacionalidad o flujo de los productos

  5. Optimiza la inversión de recursos (económicos, humanos y temporales)

  6. Permite tener un mejor conocimiento y control de las entradas, salidas y localización de mercancía: se reducen pérdidas, se optimiza el espacio en almacén y aumenta la atención sobre las existencias (reconociendo posibles robos y mermas).

El objetivo y beneficio primordial de este control es facilitar las operaciones en las empresas para impulsar la venta de productos y servicios, equilibrando las tareas para atender la oferta y demanda, así como perfeccionando la cultura de organización empresarial para posicionar la marca con ventajas competitivas.


Sap Business One es un sistema que permite a diversas industrias agilizar, ordenar y evaluar sus procesos a través de la integración de todas las áreas de negocio de una empresa la cual permite el correcto control de materiales para una excelente gestión de inventario.


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