Mejores prácticas empresariales para un Sistema ERP

La mayoría de las organizaciones implementan nuevos sistemas de información debido a que quieren mejorar la eficiencia de sus procesos empresariales.

Los procesos aislados, las soluciones manuales y los sistemas anticuados contribuyen comúnmente a esta necesidad de mejorar los procesos operativos actuales a través de un sistema de gestión de recursos empresarial.

Implementar un ERP es una decisión que se debe aplaudir, porque sin duda traerá los mejores beneficios al negocio. Sin embargo, la implementación de un ERP no es una tarea ni un proceso que debe tomarse a la ligera, sin preparación y sin todo lo necesario para que sea exitoso desde el inicio.

A fin de que la herramienta sea una aliada y no un dolor de cabeza, recomendamos algunas de las mejores prácticas para la implementación de un ERP:

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1. Primero lo primero:

El primer paso es automatizar los procesos ineficientes que ya tiene.

Cuando un proyecto se apresura o le pasa la responsabilidad de los procesos de negocios a un consultor técnico o integrador de sistemas, entonces le aseguro que el proceso será incluso más ineficiente de lo que ya era.

Es importante saber que el éxito de nuestra información final en un sistema de información, va a depender de la calidad de información de nuestros procesos que ingresemos al sistema. Si nuestros procesos actuales no están automatizados o no están trabajando como nos gustaría que lo hagan, lo mejor es quitarlo de la ecuación, mejorarlo u optimizarlo para después incluirlo en el sistema.

2. Ponerse la tarea de escoger el ERP correcto para tu empresa

La rápida evolución de los sistema empresariales ha alterado de forma drástica el panorama de todos los sistemas de gestión de recursos para las empresas, sean del giro que sean y sin importar tampoco su tamaño. La nueva generación de sistemas empresariales se basa en plataformas que operan de forma automática en la nube y bajo perfiles personalizados pensados para ser perfiles de múltiples tareas.

Es importante determinar la modalidad en la cual se implementará el ERP. Una solución On-premise o en la nube. A depender de la solución el valor del proyecto cambia significativamente.

Hoy en día un sistema empresarial basado en la nube esta siendo comúnmente mas utilizado. ¿Por qué? Por la sencilla razón que es un sistema que opera desde la nube y es administrado por completo por el proveedor, que no comparte espacio físico contigo.

3. Dedicar tiempo para definir los futuros procesos de negocios

Una vez que se identifica el nuevo software, puede ser tremendamente tentador querer saltar directamente a la implementación. Sin embargo, como se señaló en el primer punto, dedicar muy poco tiempo a esta actividad dejará la optimización del proceso de negocios a sus consultores técnicos.

Los sistemas ERP actuales son demasiado robustos y flexibles para proporcionar respuestas fáciles sobre cómo se deben ejecutar los procesos empresariales. Esto hace que sea vital tomarse el tiempo para definir los procesos de negocios antes de que comience la implementación

4. Tomar en cuenta a todos los colaboradores en el proceso de implementación del ERP

La implementación de ERP es un proceso que se debe planificar y tomar con la mayor seriedad posible por lo que representa, no hay mejor manera de apoyar esta idea que involucrando a todas las personas que forman parte de tu negocio o empresa en él, solicitando la participación de todos los departamentos -desde la gerencia hasta mandos operativos- creando consenso en torno a él.

Por esta razón, la administración del cambio organizativo, las comunicaciones y la capacitación son fundamentales para garantizar los procesos comerciales más eficientes. Recuerde que el capital más importante es el ser humano. Solo aquellos empleados capacitados, podrán generar importantes ganancias para su negocio.

Una de las mejores practicas que puede tomar, es vigilar el comportamiento de cada usuario final del sistema. De nada sirve tener el sistema de información mas robusto del mercado si, el personal sigue utilizando Excel o llevando sus registros en papel.

5. Esperar que los resultados lleguen en su momento

La implementación de ERP suele crear a su alrededor las más altas expectativas. Claro que es una herramienta tecnológica eficiente, poderosa, capaz de agilizar los procesos de la empresa, reducir costos y cambiar la forma en que tu empresa cierra sus ventas y experimenta un crecimiento inusual.

Todo lo anterior será algo real, pero también hay que entender algo: no sucederá de la noche a la mañana. Por lo mismo, pensemos que es un proceso, y los procesos llevan su tiempo.

Un sistema de información empresarial tiene que integrar en una sola aplicación todos los complejos sistemas que componen tu empresa. La integración tiene que ser completa y correcta, sin dejar espacio a ninguna clase de error que luego tengas que lamentar. Y todo eso lleva su tiempo, porque, así como la planificación fue cuidadosa, la ejecución tiene que serlo aún más.

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Implementar un ERP es la decisión más acertada que están tomando hoy las empresas que buscan crecer, mantenerse competitivas e ir un paso adelante en plena era tecnológica y digital.

Confiar en expertos en implementación marca la diferencia de forma total, pues tu empresa ahorrará mucho en sus dos activos mas valiosos: tiempo y dinero.

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