Uno de los problemas mas frecuentes o comunes para una pequeña o mediana empresa, es la de acelerar los procesos de pago de los clientes. Cada empresa es diferente en sus procesos, sin embargo, lo importante es hacer los procesos de cobranza eficientes para poder eliminar el mayor número de cuentas por cobrar.
Es lógico pensar que los clientes paguen a tiempo al momento de adquirir algún producto o servicio, lamentablemente no es común que pase de esta forma. La realidad es que el flujo de efectivo es un bien indispensable para cualquier empresa que si no se administra de la forma correcta puede llevar a la quiebra un negocio.
Con la crisis económicas actual a causa del Covid 19, se han incrementado los índices de morosidad es por eso que muchas empresas se ven obligadas a redefinir los componentes de su modelo operativo de cobranza.
A continuación algunas recomendaciones para mejorar los procesos de cobranza en una Pyme:
1. Encontrar la forma de acortar los plazos de pago
Como mencionamos anteriormente, el flujo de efectivo juega un papel muy importante en la salud financiera de una empresa. Es común pensar que una venta a 30 o 45 días es algo "normal". Muchas empresas no pueden darse el lujo de tener plazos de pago muy largos por lo que se ven en la necesidad de acortar tiempos.
Hoy en día existen sistemas de información como SAP Business One que a través de un asistente de pagos en el módulo de gestión de bancos, pueden programase escenarios de pagos automáticos en base a la fecha de vencimiento registrada, de esta forma es muy probable que los clientes puedan pagar a tiempo.
2. Capacitar al personal
Al ofrecer a los trabajadores del área comercial un incentivo por proyecto, producto o servicio vendido, es importante concientizarlos que las comisiones o bonos generados, están sujetos al pago total de tus clientes.
3. Modernizar los sistemas de pago
Lo mas importante es hacer el proceso de pago de los clientes lo mas fácil posible. No hay nada mas molesto en el proceso de compra o pago de deuda para un cliente que cuando no tiene facilidad para pagar. Una excelente opción para mejorar el proceso de cobranza es ofrecer un descuento por pronto pago.
En muchas ocasiones, contar con una o varias terminales bancarias, aceptar transferencias electrónicas, botones de pago, herramientas como PayPal entre otros o incluir alguna estrategia por pagos anticipados, pueden ser incentivos muy fuertes para agilizar el proceso.
4. Facturar más rápido y con más frecuencia
Es muy común facturar dos o más veces por mes a depender de la industria. Si se factura con mayor frecuencia, también se podrá cobrar con mas constancia a los clientes.
Es importante emitir la factura inmediatamente después de efectuar el servicio en lugar de esperar un fecha determinada. No está de más decir que la factura tiene que estar bien elaborada, no hay nada que pueda retrasar un pago que una factura mal realizada y es aquí donde se debe solicitar a los clientes los datos exactos para la expedición de su factura, así como contar con las herramientas tecnológicas para emitirlas de la mejor manera y con los requisitos que la ley establece.
5. Recordatorios y seguimientos
Para el pago efectivo de las deudas de nuestros clientes, es necesario realizar recordatorios periódicos. Estos recordatorios pueden ser directamente con los encargados de pago del cliente o por algún canal de comunicación como por ejemplo correo electrónico. De esta forma se le hará saber al cliente que se acerca el momento de pagar la factura o más aún si está vencida.
Es importante dar seguimiento necesario a todas las facturas enviadas, hacer llamadas periódicas para asegurarse de que no hace falta algún pendiente para que se efectué el pago. Si se contacta con el cliente de forma directa, es importante tomarse el tiempo para escuchar las causas del retraso y buscar definir un plan razonable para que pueda cumplir con su obligación.
6. Construir buena relaciones con los clientes
Desarrollar buenas relaciones y tener una buena comunicación con los clientes permitirá tener una interacción fluida y ayudará a mejorar las cobranzas de la empresa.
A través de las buenas relaciones con los clientes será posible realizar concesiones para que paguen, incluso antes del plazo indicado, en caso de tener alguna necesidad. Para esto es necesario las buenas relaciones y la confianza entre ambas partes.
Para todas las pequeñas y medianas empresas es muy importante la disponibilidad de dinero y el manejo de flujo de caja. La mala administración de los recursos y del flujo de dinero muchas veces ocasiona la quiebra de un negocio. Estas estrategias o recomendaciones de cobranza, son críticas para cumplir con las obligaciones de toda empresa.
Bibliografía:
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